Handbuch zur Aktenführung als normatives Dokument

Ein offizieller normativer Akt, der das Verfahren für die Vorbereitung und Vorbereitung von Dokumenten (und auch für die Arbeit mit ihnen) in jeder Organisation definiert und festlegt, ist die Anweisung zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen.

Es sollte bei jedem Unternehmen verfügbar sein,in jeder Firma und Institution. Auf der Grundlage nationaler normativer und methodischer Dokumente wird eine Anleitung zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen entwickelt. Gleichzeitig sollte es jedoch die individuellen Merkmale der Büroarbeit einer bestimmten Organisation, die Zusammensetzung der Stellen und Dokumente, die Struktur des Dienstes, die Verfügbarkeit von Archiven und den Grad der Computerisierung aller Aufzeichnungen dokumentieren. Daraus folgt, dass die Anweisungen für die Aufzeichnung einer bestimmten Organisation immer originell sind und alle Nuancen und Besonderheiten der Zusammenstellung und Verarbeitung von Dokumenten berücksichtigen, die nur dieser Struktur innewohnen.

Bei der Ausarbeitung dieses normativen DokumentsFür Ihre Firma können Sie die Standard-Standardanweisung für Büroarbeiten verwenden, daraus die wichtigsten Punkte ziehen, die für alle Pflichtfelder sind, und Elemente hinzufügen, die ausschließlich für Ihre Organisation spezifiziert werden müssen.

In der Regel, die Instruktion über die Büroarbeitenthält allgemeine Bestimmungen, verschiedene thematische Abschnitte und verschiedene Arten von Anwendungen. Allgemeine Bestimmungen legen den Umfang des Unterrichts, den Rechtsrahmen und die Verantwortung für seine Nichteinhaltung fest. Thematische Abschnitte enthalten Informationen über die Arten von Dokumenten und die Reihenfolge ihrer Registrierung, Sichtung, Reproduktion, Zertifizierung und Speicherung. In Übereinstimmung mit den Besonderheiten des Unternehmens kann dieser Abschnitt erheblich erweitert werden. In Abhängigkeit von den sich verändernden Arbeitsbedingungen und der Einführung neuer Technologien können die Themenbereiche verändert und ergänzt werden. Die Anhänge des Handbuchs enthalten illustriertes Referenzmaterial: Muster von Formularen, Abdrücke von Siegeln und Stempeln, Dokumentflussdiagramme und Musterformulare.

In einigen Fällen kann die Anweisung getragen werdenvorübergehender Natur (Anweisungen zur Führung von Aufzeichnungen beim Landgericht oder bei den Streitkräften). Temporäre Anweisung auf Büro genehmigt für einen bestimmten Zeitraum, zum Beispiel, bevor sie in konstant zu bringen. Dies wird individuell entschieden!

Eine gut geschriebene Anleitung aufBüroarbeit spiegelt den gesamten Prozess der Arbeit mit Dokumenten und die logische Abfolge aller technologischen Operationen wider. Es regelt nicht nur die Tätigkeiten der Büros, sondern auch den gesamten Verwaltungsapparat. Die Anweisung wird nur auf Anordnung des Leiters der Organisation genehmigt und in Kraft gesetzt und dient danach als normativer Akt, auf dessen Grundlage alle Dokumente des Unternehmens erstellt und ausgeführt werden.

Korrekte Arbeitsanweisung ist wichtigder Zustand des ordnungsgemäßen Betriebes der Organisation. Künstler sind qualitativ Servicebüro erforderlich, um alle Dokumente zu füllen, neue Mitarbeiter mit dem Auftrag bekannt zu machen und Zuschnitten Regeln zu füllen, geben Berichte rechtzeitig und ohne Fehler, kompetent und rechtzeitig zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen, sofort beginnen zu arbeiten (sobald Sie ein eingehendes Dokument oder Bestellung). Wenn der Kopf selbst die Dringlichkeit priorisieren Aufträgen oder Dokumente Durchführung führte die Arbeit auf dieser Basis aus. In anderen Fällen, wenn eine beträchtliche Anzahl von Dokumenten Eingabe wird gemäß verarbeitet wird mit dem Datum eintrifft.