Secret Office Arbeit: Organisation und Regeln der Geschäftstätigkeit

Von nun an ist das geheime Records Management ein Vorrecht.nicht nur Regierungsbehörden. Dokumente mit einem geheimen Stempel sind heute fast in jeder großen kommerziellen Organisation. In diesem Artikel erfahren Sie alles über die kompetente Verwaltung der geheimen Dokumentation.

Das Konzept der Geheimhaltung in Papierkram

Irgendeine Arbeitstätigkeit, irgendwiein Verbindung mit geheimer oder geheimer Dokumentation, hält immer eine Menge Schwierigkeiten, Probleme und Risiken. Was ist der Grund? Es gibt viele Gründe, von denen die wichtigste die banale Unfähigkeit ist, kompetent mit Papieren zu arbeiten, die die Sicherheitseinstufung tragen.

Zunächst einmal würde es sich lohnen, das zu entscheidenallgemein ein Geheimnis. Das Geheimnis hat mehrere Bedeutungen. Wenn wir die gebräuchlichste Definition berücksichtigen, sollte dieses Konzept als eine Art von Informationen interpretiert werden, die nur einem begrenzten Personenkreis zugänglich sind. Das Geheimnis ist nicht zu offenbaren, es muss geheim gehalten werden. In der Regel geht das Geheimnis schnell verloren und Informationen werden einer großen Anzahl von Menschen zugänglich. Dementsprechend wird die Organisation der Verwaltung geheimer Aufzeichnungen unnötig.

Geier Geheimnisse

Derzeit hat die Geheimhaltung mehrereHaupttypen. Wenn wir über geheime Büroarbeiten sprechen, die auf die eine oder andere Weise mit öffentlichen Angelegenheiten verbunden sind, dann sind alle Dokumente in drei Haupttypen unterteilt:

• besondere Bedeutung;
• streng geheim;
• Service verwenden.

Diese Klassifizierung wird durch ein spezielles Bundesgesetz vom 21. Juli 1993 "Über Staatsgeheimnisse" festgelegt. Was ist jeder der oben genannten Geier?

Der "besondere Wert" Geier ist am meistenhohe Geheimhaltung. Natürlich kann nicht jedes Dokument einen solchen Status erhalten. So kann im Falle der Enthüllung des Halses von besonderer Bedeutung erhebliche Schäden am Staat oder einer Gruppe von Menschen verursacht werden. Deshalb ist der Schutz solcher Dokumente angemessen.

Das Top Secret wird ebenfalls vergebenDokumente, die eine Art Staatsgeheimnis enthalten. Strenge Vorschriften im Umgang mit dieser Art von Papier sind in diesem Fall ein Unterscheidungsmerkmal.

Der Stempel "Service verwenden" bietet nichtDokumente von besonderer Geheimhaltung, aber beschränkt die Verwendung von ihnen erheblich. Diese Art von geheimer klerikalen Arbeit wird in der Regel in kommerziellen Strukturen gegründet.

Klassifizierungsverfahren

Das Klassifizierungsverfahren legt immer noch das Bundesgesetz über den Staat fest. Geheimnis, oben genannt. Gemäß diesem Dokument kann das dem Staat unterliegende Geheimnis beinhalten:

• Informationen über die militärische Sphäre;
• Informationen über Wirtschaft, Technologie oder Wissenschaft;
• Informationen zu außenpolitischen oder wirtschaftlichen Bereichen;
• Informationen über Spionageabwehr, operative oder investigative Aktivitäten, Anti-Terror-Politik usw.

Wie werden die Dokumente klassifiziert? Bemerkenswert ist vor allem die Anwesenheit von speziell befugten Experten. Personen mit bestimmten Qualifikationen arbeiten an der sicheren Aufbewahrung bestimmter Papiere. Es wird die am besten geeignete Sicherheitsklassifizierung ausgewählt, nach der die weitere Arbeit stattfindet. Im Wesentlichen ist Secret Records Management ein sehr großes Feld mit seinen Mitarbeitern und Managern.

Das Systemprinzip der Geheimhaltung

Für die kompetenteste AbschlussbestimmungDie Geheimhaltung muss regelmäßig besondere Grundsätze anwenden. Als nächstes werden wir die Form der Definition der Geheimhaltung im Papierkram diskutieren - das Prinzip der Konsistenz. Wie ist er?

Das Hauptmerkmal des Systemansatzes ist ein besonderes.Beachtung des Problems der Klassifizierung im Allgemeinen. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, zwei sich gegenseitig beeinflussende Trends zu bewahren: einerseits um die Verbreitung wichtiger Informationen zu verhindern; Auf der anderen Seite, um das Massengeheimnis und die daraus resultierenden Probleme zu vermeiden.

Wie ist das geheimnisBüroarbeit? Hier sind die wichtigsten zwei Mechanismen: Überschätzung und Unterschätzung der Geheimhaltung. Durch die Überschätzung wird die Möglichkeit des Austauschs der erforderlichen Informationen erheblich verringert.

Andere Prinzipien

Welche anderen Prinzipien und Regeln des GeheimnissesBüroarbeit kann unterschieden werden? Neben der Konsistenz ist auch die Objektivität zu beachten. Was ist der Punkt hier? Wenn Sie eine kurze Beschreibung geben, klingt dies wie folgt: Wenn Sie mit geheimer Dokumentation arbeiten, können Sie sich nicht von verschiedenen subjektiven Meinungen und Annahmen leiten lassen. Es sollte eine bestimmte Liste von Regeln geben, nach denen alle notwendigen Maßnahmen entwickelt werden.

Das Optimierungsprinzip ist ein weiteres integrales ElementElement der geheimen Büroarbeit. Seine grundlegende Bedeutung ist, dass die geringste Datenmenge in klassifizierten Dokumenten die beste und optimale Lösung ist. Überzählige Informationen verletzen nur das erforderliche Sicherheitsniveau.

Das Prinzip der periodischen Überprüfung ist die ständige Überwachung der geheimen Dokumentation.

Änderungen an geheimen Dokumenten vornehmen

Wie bereits erwähnt, ist der Geheimhaltungsgradoder ein anderes Dokument wird gemäß einer speziellen Liste von Informationen bestimmt. Nach der Klassifizierung werden die Dokumente klassifiziert und zur Aufbewahrung geschickt. Können diese Dokumente geändert werden?

Anweisungen für die Verwaltung geheimer Unterlagendas enthält das Bundesgesetz über den Staat. Insgeheim werden eine Reihe objektiver Situationen und Umstände festgelegt, nach denen Dokumente in unterschiedlichem Maße revidiert werden können. Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass der Zeitraum für die Freigabe oder Änderung von Unterlagen 30 Jahre nicht überschreiten sollte. Die Ausnahme ist die Entscheidung einer besonderen abteilungsübergreifenden Kommission. Wie im Falle der Geheimhaltung wird die Beseitigung oder Herabsetzung der Sicherheitsklassifizierung von einer speziellen, autorisierten Personengruppe durchgeführt.

Vernichtung geheimer Dokumente

Die Entscheidung, dieses oder jenes Geheimnis zu zerstörenDas Dokument hängt von dem Geheimhaltungsstempel ab. Wenn der Hals mit besonderer Wichtigkeit oder vollkommener Geheimhaltung gekennzeichnet ist, werden alle Fragen von der interdepartementalen Kommission entschieden. Wenn wir von einem Geschäftsgeheimnis sprechen, einer geheimen Dokumentation eines Unternehmens, dann müssen eine spezielle Expertenkommission und Manager einberufen werden. Es werden organisatorische Probleme gelöst, und das Management muss die Erlaubnis erteilen.

Der Prozess der Zerstörung findet in der Regel in stattbestehend aus drei oder mehr Personen. Papiere werden mit Hilfe von Spezialmaschinen - Papierverarbeitungsmaschinen - zerstört. Die Marken sollten in die Anmeldeformulare eingetragen werden, die die Buchungsunterlagen bestimmen. Es ist auch erwähnenswert, dass die Vernichtung der geheimen Dokumentation parallel zur Zerstörung des internen Inventars erfolgen sollte.

Regeln für die Durchführung geheimer Büroarbeiten

Die folgende Diskussion konzentriert sich auf die geheime Dokumentation von Unternehmen.oder andere Handelsstrukturen. Bei der Arbeit mit geheimen Dokumenten müssen Sie einige grundlegende Regeln und Anforderungen beachten. Es lohnt sich, die wichtigsten Punkte hervorzuheben:

• Die strengste Kontrolle über den Zugriff unberechtigter Personen auf Dokumente ist zu beachten. Wir reden über das Personal. Daher muss Sicherheit durch den Sicherheits- oder Sicherheitsdienst hergestellt werden.
• Diejenigen, die das Recht haben, mit geheimer Dokumentation zu arbeiten, müssen genau identifiziert werden. Dementsprechend sollten sie besondere Befugnisse erhalten.
• Es sollte eine klare Anweisung (Memo) für das Arbeiten mit geheimer Dokumentation geben. Alle weiteren Arbeiten sollten in strikter Übereinstimmung damit organisiert werden.
• Die Geheimhaltung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen muss von den Mitarbeitern übernommen werden.
• Es sollte ein konstantes Material gebenWerbung für Personen, die Zugang zu geheimen Dokumenten haben. Insbesondere sollte jeder Sekretär unter der persönlichen Aufsicht der Geschäftsführung stehen.

Dies sind alle Grundregeln, die bei der Arbeit mit geheimen oder geheimen Dokumenten beachtet werden müssen.

Pflichten von Spezialisten in Geheimdokumenten

Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter, die zur Arbeit berechtigt sindgeheime Büroarbeit, bei jedem Unternehmen anders. In jedem Fall gibt es keine Einzelanweisung für das Arbeiten mit geheimer Dokumentation. Es ist jedoch immer noch möglich, die häufigsten und häufigsten Momente herauszuheben, an die sich jeder Mitarbeiter, der sich mit geheimen Papieren befasst, erinnern sollte. Insbesondere geht es um:

• Der Mitarbeiter ist persönlich für die Aufbewahrung, Aufbewahrung oder Änderung von Dokumenten verantwortlich.
• Der Mitarbeiter muss wachsam, verantwortungsbewusst und aufmerksam sein. Alle Versuche unbefugter Personen, Zugang zu der Dokumentation zu erhalten, sollten sofort eingestellt werden.
• Der Mitarbeiter muss die Bestimmungen der Anweisungen zum Umgang mit Verschlusssachen kennen und einhalten.

Außerdem muss hervorgehoben werden, was dem Spezialisten untersagt ist. Dazu gehören:

• Berichte an unbefugte Personen über geheime Informationen;
• Entfernung, Transport oder Änderung der Dokumentation ohne Kenntnis des Handbuchs;
• Kenntnis der Dokumentation zu Themen, die nicht in der Verantwortung des Mitarbeiters liegen;
• Vernichtung von Dokumenten ohne Kenntnis der Geschäftsführung.

Erscheinungsbild der geheimen Dokumentation

Es lohnt sich, die allgemeinsten Informationen darüber zu geben, wie das Cover geheimer Dokumente aussehen soll. In praktisch jeder Abteilung der geheimen Büroarbeit werden folgende Normen festgelegt:

• obere rechte Ecke - Geheimhaltung;
• unter dem Hals - Inventarnummer;
• Dokumente mit perfekter Geheimhaltung sollten in der rechten oberen Ecke eine rote Linie aufweisen.
• Blätter sollten nummeriert und genäht werden.

Natürlich gibt es viele andere Anforderungen an diese Art von Wertpapieren. Die oben genannten Punkte gelten jedoch für fast jede Form geheimer Dokumente.