Pflichten des Büroleiters

Oft, besonders in kleinen Organisationen,Ein Büroleiter wird als gewöhnlicher Sekretär bezeichnet. Dieser Beitrag klingt viel solider, aber die Tatsache, dass die Aufgaben des Büroleiters sich von denen der Sekretäre unterscheiden (obwohl sie sicherlich viel gemeinsam haben), interessiert sich nur selten für diesen Fall.

Was ist die Verantwortung dieses Mitarbeiters? Zu den Aufgaben des Büroleiters gehört zunächst das Arbeiten mit Dokumenten. Der Mitarbeiter akzeptiert die eingehende Korrespondenz, registriert sie, sendet sie an den Adressaten und sendet sie gegebenenfalls an das Archiv. Er nimmt auch Bewerbungen anderer Mitarbeiter entgegen, gibt sie an die Unterschrift des CEO weiter, zertifiziert sie mit einem Siegel und gibt sie dann zurück. Zu den Aufgaben des Büroleiters gehört die Arbeit mit der internen Dokumentation: Ausdruck von Bestellungen und deren Registrierung, Speicherung, Versand an das Archiv und Buchhaltung, Arbeit mit ausgehender Korrespondenz. Bei Bedarf sollte er in der Lage sein, mit beliebigen Bürogeräten zu arbeiten: Faxgerät, Scanner, Kopierer und auch Dokumente zu tippen und zu drucken. Die Vorbereitung eines Präsentationsraums, das Protokollieren von Besprechungen, das Treffen und Empfangen von Gästen und Kunden des Unternehmens gehören ebenfalls zu den Aufgaben eines Büroleiters.

Oft muss sich der Mitarbeiter damit auseinandersetzentraditionelle Sekretariatsaufgaben: Verteilung von eingeladenen Partnern oder Managern in Hotels, Reservierung von Zimmern, Flugtickets und Bahntickets. Abhängig von den Besonderheiten des Unternehmens kann der Büroleiter sein Unternehmen auch in Geschäftsverhandlungen vertreten und einen Teil der Aufgaben des HR-Managers wahrnehmen: neue Mitarbeiter finden, Anreiz- und Schulungsprogramme erstellen und sich um eine Stelle bewerben. Manchmal beschäftigt er sich mit der Implementierung von Informationstechnologie, der Entwicklung neuer Programme.

Die Aufgaben eines Büroleiters beinhalten das Wissen:

1. Gesetze und Verordnungen, die die rechtlichen, informativen und geschäftlichen Aktivitäten des Unternehmens regeln.
2. Grundlagen des Managements, Marketing, Unternehmertum und Business.
3. Die Grundlagen der Soziologie, Psychologie, Ethik der Unternehmenskommunikation, Arbeit mit Mitarbeitern und der Öffentlichkeit.
4. Das Verfahren für die Erstellung von Geschäftsvorschlägen, Berichten, Plänen, Verträgen und Vereinbarungen.
5. Grundlagen des Managements, Grundlagen der Ergonomie und des Arbeitsschutzes.

Zusätzlich zu den aufgeführten Aufgaben, VerantwortlichkeitenOperations Manager enthält eine Bestandsaufnahme der Büro- und Software erforderlich Verbrauchsmaterialien (Büromaterial, Papier und anderes Zubehör) ausgeführt werden, die für die Arbeit der Mitarbeiter erforderlich sind. Außerdem ist er verpflichtet, Aufzeichnungen über diese Materialien zu halten, ihre Ausgabe zu gewährleisten, um zu bestimmen, wie zu erhalten, zu organisieren und zu verfolgen Zahlungen für Lieferungen. Zu den Aufgaben des Büroleiters sind, den Zustand der Bürogeräte zu überwachen, die beinhalten: eine operative Herausforderung für Reparaturen zu meistern, rechtzeitigen Austausch von Verbrauchsmaterialien (wie Kartuschen), wenn es unmöglich ist, zu reparieren - der Ersatz von Bürogeräten.

Abhängig von den Regeln in der Firma angenommen, und seineDie Größe des Büroleiters akzeptiert entweder Anrufe und Faxe, leitet sie an den richtigen Mitarbeiter weiter, sendet Faxe und ruft Kunden und Partner auf oder steuert die Arbeit von Sekretären, einschließlich der Überwachung der Kultur ihrer Rede. Zu den Pflichten des Büroleiters gehören auch die Überwachung des hygienischen Zustandes des Büros selbst, die Organisation geplanter Reparaturen, das Aufrufen von technischem Personal zur Fehlerbehebung (zum Beispiel das Ersetzen von Lampen oder das Versenken von Schaltern).

Im Allgemeinen kann diese Liste erhöhen oderje nach Arbeitsort reduziert werden. Daher ist es notwendig, im Vorstellungsgespräch zu fragen, was der Büroleiter tut (die Pflichten eines Mitarbeiters in diesem Unternehmen).