Regeln der Geschäftskorrespondenz per E-Mail. Geschäftsbrief: eine Probe. So senden Sie eine E-Mail per E-Mail

In den letzten zehn Jahren Geschäftskorrespondenzper E-Mail hat eine immense Popularität gewonnen und ist zu einer der wichtigsten Arten der Geschäftskommunikation geworden. Heute ist es schwierig, eine Person zu finden, die in der zwischenmenschlichen Kommunikationspraxis keine E-Mail verwenden würde. Trotzdem fragen sich heute viele: Wie schickt man einen Brief per E-Mail, damit alle Regeln eingehalten werden? Wie benutze ich einen Buchstaben, um einen guten Eindruck beim Absender zu bekommen?

Dieser Artikel beschreibt die GeschäftsregelnKorrespondenz per E-Mail, und der praktische Ratschlag, der in dem Artikel vorgestellt wird, wird Ihnen helfen, die richtige Geschäftskommunikation beim Verfassen von E-Mails zu lernen.

Viele beginnen ihren Tag damitÜberprüfen des Postfachs auf neue Nachrichten Aber trotz der Verbreitung dieser Methode des Informationsaustausches wissen viele nicht, wie sie die Sprache der Geschäftskorrespondenz korrekt verwenden und E-Mails für eine informelle Art der Kommunikation verwenden können.

Dank der Geschwindigkeit der Zustellung von E-MailsPost vereinfacht den Austausch wichtiger offizieller Dokumente, Formulare, Bewerbungen, aber hier machen Menschen Fehler beim Versenden von Briefen. Sehr oft kommt es vor, dass beim Verfassen einer E-Mail beim Austausch von Dateien die Adressaten aus irgendeinem Grund die begleitenden Aufsätze nicht zusammenstellen und die Themen nicht eingeben, was die Arbeit der Empfänger erschweren kann. Der Zweck dieses Artikels ist die Beantwortung der Frage: Wie verschicke ich einen Brief per E-Mail und befolge alle Regeln der Geschäftskommunikation per E-Mail?

Beim Verfassen von E-Mails müssen alle eingereichten Felder ausgefüllt werden

Regeln der Geschäftskorrespondenz per E-Mailden Absender des Briefes verpflichten, alle in der E-Mail angegebenen Felder wie Adresse und Name des Empfängers und des Absenders des Briefes auszufüllen. Beschreiben Sie unbedingt ein Thema, das kurz die Essenz des gesendeten Briefes beschreibt. Sehr oft hängt von dem richtig beschriebenen Thema das Schicksal des gesendeten Briefes und die Geschwindigkeit der Lösung des darin angegebenen Problems ab. Eine geschäftliche E-Mail sollte mit einer Begrüßung beginnen - diese einfache Darstellung des Respekts für den Empfänger ist sehr wichtig in der Korrespondenz. Nach der Begrüßung sollte der Text folgen, der "Körper des Buchstabens" genannt wird, und am Ende wird eine Unterschrift hinterlassen, zum Beispiel "Mit freundlichen Grüßen Brisov Petr Iwanowitsch".

Begrüßung in Geschäftskorrespondenz

An dieser Stelle lohnt es sich weiter zu schärfenAufmerksamkeit, da die Geste des Respekts in jedem Aspekt der Geschäftskommunikation sehr wichtig ist. Der beste Begrüßungssatz lautet "Guten Tag" oder "Hallo". Bei der Geschäftskorrespondenz per E-Mail ist der Absender auf die Verwendung der Worte „Guten Abend“ oder „Guten Morgen“ beschränkt, da der Empfänger den Brief viel später lesen kann, als ihn zu erhalten. Es ist auch nicht korrekt, die in einer informellen Kommunikation verwendeten umgangssprachlichen Ausdrücke in einer Begrüßung zu verwenden.

Nach einem Wort oder einem Satz Grußsollte sich mit dem Empfänger nach Namen und Bevormundung in Verbindung setzen, und wenn der Name dem Absender nicht bekannt ist, können Sie diesen Punkt überspringen. Nach dem Begrüßungswort können Sie mit der Erklärung des Zwecks des Briefes fortfahren.

Angehängte Dateien in E-Mail-Geschäftskorrespondenz

Wenn der Hauptzweck des Briefes nicht nur istSchreiben der Erzählung und des Wesens der Frage, aber Senden der Datei, ist es besser, das zuerst gesendete Objekt anzufügen. Es kommt oft vor, dass viele Absender aufgrund von Nachlässigkeit, die den Kern der Frage im Text des Briefes dargelegt haben, vergessen, die notwendige Anlage anzufügen. Eine solche Fahrlässigkeit kann den Ruf des Absenders eines Geschäftsbriefs beeinträchtigen.

E-Mail-Adresse muss erkennbar und präzise sein

E-Mail-Geschäftsregelnden Absender verpflichten, einen erkennbaren elektronischen Namen zu haben, der die wahren Informationen über den Namen des Absenders enthalten muss. Offizielle Briefe und Rechtsmittel sehen sehr unlakonisch und dumm aus, wenn die E-Mail-Adresse informelle Ausdrücke oder Wörter enthält, beispielsweise die E-Mail-Adresse „limon_petya“. Es sieht für einen Erwachsenen sehr unwürdig aus. Für Geschäftskorrespondenz ist es besser, eine separate E-Mail zu erstellen und die Etikette der Geschäftskorrespondenz per E-Mail zu befolgen.

Verwenden der Schnellantwort (Antwort) zum Antworten auf zuvor empfangene E-Mails

Funktion Antwort oder Antwort (abgekürztOption Es sieht so aus, als würde Re :) dem Benutzer auf schnelle Weise helfen, auf zuvor gesendete Nachrichten des Absenders zu reagieren. Diese Funktion bietet auch die universelle Gelegenheit, die vorherige Korrespondenz mit dem Gesprächspartner zu einem bestimmten Thema zu lesen. Die Geschäftskorrespondenzregeln per E-Mail verpflichten den Absender jedoch, den Betreff eines Geschäftsbriefs umzubenennen, falls sich während der Korrespondenz die Diskussion ändert.

Lesen Sie vor dem Senden eines Geschäftsbriefs Rechtschreibfehler und Satzzeichen.

E-Mail erleichtert das Teilen von InformationenIn der Geschäftskorrespondenz sollten Sie die Regeln der russischen Sprache nicht vernachlässigen, da ein unachtsamer Fehler die Autorität des Absenders beeinträchtigen kann. Bevor Sie einen Brief senden, sollten Sie den Text mehrmals überprüfen und sorgfältig auf Offset- und Interpunktionsfehler prüfen. Viele E-Mail-Clients verfügen über eine Rechtschreibprüfung, daher sollten Sie auf die mit einer roten Linie unterstrichenen Wörter achten. Wenn Sie Zweifel an der Richtigkeit der Rechtschreibung haben, wenden Sie sich an das Internet, um Hilfe zu erhalten, oder überprüfen Sie die Rechtschreibung mithilfe eines Rechtschreibwörterbuchs.

Das Empfängerfeld muss zuletzt ausgefüllt werden.

Um das Senden von unfertigen oderUnbearbeitete Briefe sollten im letzten Moment vor dem Absenden die Adresse des Empfängers des Geschäftsbriefs enthalten. Diese Regel ist auch in den Grundlagen des Business-E-Mailings enthalten. Es kann vorkommen, dass eine E-Mail beim Ausfüllen des Empfängerfelds eine Liste der zuvor verwendeten Empfänger vorschlägt, und Sie sollten auch hier Ihre Aufmerksamkeit richten, um nicht versehentlich einen zusammengestellten Geschäftsbrief an einen Drittempfänger zu senden.

Strukturieren eines Geschäftsbriefs

Es gelten Regeln für die TextstrukturierungNicht nur für Papierträger, sondern auch für die Geschäftskorrespondenz per E-Mail. Es ist nicht immer bequem für den Empfänger, große Mengen von Buchstaben auf dem Bildschirm zu lesen. Um dies zu vereinfachen, sollte der Text in zusammenhängend gebildete kleine Absätze unterteilt werden, und es sollte keine komplizierten Sätze beim Schreiben von Geschäftsbriefen zugelassen werden. Die optimale Länge eines Satzes in einem Geschäftsbrief sollte nicht mehr als fünfzehn Wörter betragen.

Die Essenz eines Geschäftsbriefes sollte im Wesentlichen angegeben werden

Neben dem angegebenen Thema des Geschäftsbriefs der Empfängersollten interessiert sein und den ersten und zweiten Satz des Haupttextes klar formulieren. Die Aufgabe des Absenders besteht darin, zu Beginn des Schreibens das Wesentliche des Problems oder der Frage anzugeben, zu der er den Empfänger anspricht. Der erste Satz sollte den Zweck angeben, zu dem der Geschäftsbrief verschickt wird. Beispiel: „Wir informieren Sie, dass die Bedingungen der Verpflichtung aus Vertrag Nr. 45 vom 2. Januar 2017 über die Lieferung von Schüttgütern zu Ende gehen. Um den Vertrag zu verlängern, sollten Sie einen zweiten Satz Dokumente einreichen. “ Dank des vorgesehenen Zwecks hat der Empfänger die Möglichkeit, in die Grundidee eines Geschäftsbriefs einzudringen. Wenn der Text des Briefs zu groß ist, sollten Sie die Anhangsfunktion des Objekts besser als Anhang in Form eines Textdokuments verwenden. Gleichzeitig sollten Sie jedoch einen Begleitartikel im Textfeld des Geschäftsbriefs hinterlassen. Beispiel: „Wir senden Ihnen eine elektronische Kopie des Schreibens von Mac-Stroy LLC zur Überprüfung. Wir bitten Sie, Ihre Entscheidung über die Verlängerung des Vertrags Nr. 45 vom 2. Januar 2017 „Über die Lieferung von Schüttgut“ vor Ablauf der im Schreiben genannten Frist mitzuteilen.

Jede geschäftliche E-Mail muss beantwortet werden

Es gibt negative Geschäftsbeispiele.Korrespondenz, wenn der Empfänger den Geschäftsbrief aus irgendeinem Grund ignoriert. Manchmal kann es tatsächlich Fälle geben, in denen die Antwort aufgrund bestimmter Situationen nicht gegeben werden kann, zum Beispiel kann die zur Lösung eines Problems benötigte Zeit mehrere Tage dauern, oder der Empfänger ist in Gedanken und kann die gestellte Frage nicht sofort beantworten. In diesem Fall sollte dazu eine kurze Bemerkung gemacht werden, z. B. „Hallo Peter Ivanovich. Ich habe Ihren Brief erhalten, aber heute habe ich Schwierigkeiten zu antworten, da ich mich mit meinem Vorgesetzten beraten muss. Ich werde Ihr Problem dem Generaldirektor unseres Unternehmens melden und bis Ende der Woche eine offizielle Antwort geben. Mit freundlichen Grüßen, Sales Manager Belov Ivan Gennadievich. “

Wenn die Antwort nicht innerhalb von drei Arbeitstagen gegeben wurde, kann die Tatsache des Schweigens des Empfängers des Geschäftsbriefs als Ignorieren und Verweigerung der Kommunikation mit dem Absender bewertet werden.

Beim Verfassen der Antwortbriefe sollten Sie alle gestellten Fragen beantworten.

Wenn der Brief an den Empfänger gesendet wirdfragenden Charakter, dann sollte bei der Vorbereitung des Briefes Antworten auf Fragen in der Reihenfolge geben, die im erhaltenen Text des Geschäftsbriefs enthalten ist. Wenn Fragen gestellt werden, hofft der Sender, spezifische Antworten darauf zu erhalten. Wenn Sie einen Brief schreiben, sollten die Antworten nicht nummeriert sein. Sie müssen lediglich einen Gedanken in der richtigen Reihenfolge angeben. Um alle gestellten Fragen zu beantworten, müssen Sie den empfangenen Geschäftsbrief zunächst mehrmals lesen. Wenn zu viele Fragen vorliegen, sollten Sie sie separat ausschreiben, um die Auslassung zu verhindern. Wenn es nicht möglich ist, einige der gestellten Fragen zu beantworten, ist es wichtig, darauf hinzuweisen, dass aus irgendeinem Grund die Antwort derzeit nicht gegeben werden kann.

Missbrauchen Sie keine Abkürzungen, emotionales Design und Großbuchstaben

Es gibt negative Geschäftsbeispiele.Korrespondenz, wenn der Absender ihn mit informellen Zeichen in Form von Lächeln verdünnt. Ihre Verwendung ist bei der Kommunikation in sozialen Netzwerken beliebt, aber die Regeln der Geschäftskorrespondenz begrüßen solche Emotionsausdrücke nicht, da der Empfänger möglicherweise nicht seine wahre Bedeutung kennt und sie für einen unverständlichen Satz von Interpunktionsfehlern hält.

Es lohnt sich auch, Text nicht zu schreiben.in Großbuchstaben. Im Internet wird ein Satz von Wörtern, die in Großbuchstaben geschrieben sind, als „schreiende Phrasen“ bezeichnet, und häufiger tragen solche Phrasen eine negative Farbe. Wenn der Empfänger einen E-Business-Brief liest, kann er eine solche Schriftart negativ bewerten, was die Wahrnehmung der Bedeutung beeinträchtigt. Wenn es in einem Geschäftsbrief erforderlich ist, die Wichtigkeit eines Moments hervorzuheben, sollten Einführungssätze verwendet werden, zum Beispiel: „Wir weisen darauf hin, dass Sie ein Paket mit Dokumenten einreichen müssen, um den Vertrag bis spätestens 10. Februar 2017 zu verlängern“ oder für die Verlängerung des Vertrags sollte bis zum 10. Februar 2017 eingereicht werden. "

Es ist nicht notwendig, geheime Informationen per E-Mail zu übermitteln

Zur persönlichen oder vertraulichen ÜbermittlungInformationen sollten elektronische Postfächer besser ablehnen, da die Gefahr besteht, dass Informationen von Hackern für ihre eigenen egoistischen Zwecke abgefangen werden. Zu diesen Informationen können gehören: Telefonnummern, Passwörter für Bankkarten, persönliche Bankkonten usw. Es ist wichtig zu wissen, dass die Informationen auf dem Server des E-Mail-Agenten gespeichert sind und bei Hacking gestohlen werden können.

Am Ende des Briefes muss der Absender unterschreiben

Wie bereits erwähnt, wurde jeder gesendetDer Brief muss eine spezifische Unterschrift enthalten. Häufig geben Mailbox-Entwickler die Funktion eines Signaturblocks ein, in dem Sie Ihre Informationen zu Position, Name und Telefonnummer des Kontakts eingeben können. Anschließend wird dieser Block automatisch am Ende jedes Buchstabens angezeigt, wodurch die Eingabe vereinfacht wird. Es ist wichtig, eine Unterschrift richtig vorzunehmen, damit der Empfänger beim Antworten auf einen Brief die Möglichkeit hat, den Absender korrekt zu kontaktieren. Ein Beispiel für eine Unterschrift könnte folgendermaßen aussehen: „Mit freundlichen Grüßen, Verkaufsleiter Petrov Nikolay Alexandrovich, +79810000000“.

Schlussfolgerungen zu machen, kann man dies in der Reihenfolge feststellenUm zu verstehen, wie Geschäftskorrespondenz per E-Mail abgewickelt wird, müssen Sie keine zusätzlichen und komplexen Elemente beherrschen. Man muss nur die elementaren Regeln der Etikette befolgen und sich an die Normen der russischen Sprache halten.